Пошаговая инструкция по созданию архива в Microsoft Outlook 2019

Microsoft Outlook 2019 – это популярное приложение для управления электронной почтой, которое используется миллионами людей по всему миру. Одной из его полезных функций является возможность создания архива для хранения старых сообщений и вложений. Архивирование позволяет освободить место на почтовом сервере и улучшить производительность Outlook.

Для создания архива в Microsoft Outlook 2019 следуйте этой пошаговой инструкции:

Шаг 1: Откройте Outlook 2019 и выберите раздел "Файл".

При первом запуске Outlook 2019 откроется начальное окно с различными разделами. Нажмите на вкладку "Файл" в верхнем левом углу экрана.

Шаг 2: Выберите "Параметры".

В раскрывающемся меню, которое появляется после нажатия на вкладку "Файл", найдите и выберите раздел "Параметры".

Шаг 3: Перейдите во вкладку "Дополнительно".

В левой части окна "Параметры" найдите вкладку "Дополнительно" и нажмите на нее.

Шаг 4: Нажмите на кнопку "Автоархивация".

В разделе "Дополнительно" найдите кнопку "Автоархивация" и нажмите на нее. Откроется новое окно с параметрами автоархивации.

Шаг 5: Включите автоархивацию и настройте параметры архивации.

В окне "Автоархивация" убедитесь, что переключатель автоархивации включен. Затем настройте параметры архивации по вашему усмотрению, указав папки, которые вы хотите архивировать, интервал времени, после которого сообщения будут перемещены в архив, и другие опции.

Следуя этой простой инструкции, вы сможете создать архив в Microsoft Outlook 2019 и эффективно управлять своей электронной почтой.

Архив в Microsoft Outlook 2019: пошаговая инструкция

Шаг 1: Открытие основного окна Outlook

Запустите Microsoft Outlook 2019, чтобы открыть основное окно программы.

Шаг 2: Выбор папки для архивации

Выберите папку, которую вы хотите архивировать, в левой панели навигации Outlook.

Шаг 3: Открытие вкладки "Файл"

На верхней панели Outlook найдите вкладку "Файл" и щелкните на нее.

Шаг 4: Открытие меню "Информация"

В открывшемся меню "Файл" выберите вкладку "Информация".

Шаг 5: Запуск инструмента "Очистка почты"

На вкладке "Информация" найдите раздел "Почта" и щелкните на кнопке "Очистка почты".

Шаг 6: Настройка параметров архивации

В появившемся окне "Очистка почты" выберите опцию "Архив" и укажите нужные параметры архивации (например, диапазон дат).

Шаг 7: Путь сохранения архива

Укажите путь к папке, в которую будет сохранен архив, или выберите существующую папку. Нажмите кнопку "ОК" для запуска процесса архивации.

Поздравляем! Вы успешно создали архив в Microsoft Outlook 2019. Теперь вы можете управлять своими сообщениями более организованно и эффективно.

Подготовка к созданию архива

Перед тем, как приступить к созданию архива в Microsoft Outlook 2019, необходимо выполнить несколько подготовительных шагов:

1. Проверьте доступное место на вашем компьютере:

Убедитесь, что на вашем компьютере есть достаточное количество свободного места для сохранения архива. В случае необходимости, освободите дополнительное место путем удаления неиспользуемых файлов и папок.

2. Организуйте папки для архивирования:

Предварительно создайте папки на вашем компьютере, в которые будете сохранять созданный архив. Вы можете создать отдельные папки для различных категорий сообщений или же использовать одну общую папку.

3. Проанализируйте сообщения, которые планируете включить в архив:

Перед созданием архива рекомендуется просмотреть свои сообщения и отфильтровать их по дате, отправителю или другим критериям. Это позволит вам выбрать только важные сообщения для архивирования и сэкономит время и место на компьютере.

4. Установите параметры архивации:

Определите, какие параметры архивации вы хотите использовать. Вы можете настроить архивирование только определенных папок, выбрать период времени для архивирования сообщений или же использовать другие параметры, доступные в Microsoft Outlook 2019.

После выполнения всех этих шагов вы будете готовы приступить к созданию архива в Microsoft Outlook 2019.

Открытие функции архивации

Чтобы начать процесс создания архива в Microsoft Outlook 2019, необходимо открыть функцию архивации. Для этого выполните следующие шаги:

После выполнения всех этих шагов, вы сможете приступить к созданию архива в Microsoft Outlook 2019. Перейдите к следующему разделу, чтобы узнать, как настроить параметры архивации и запустить процесс.

Выбор папки для архивации

Microsoft Outlook 2019 предлагает возможность архивировать почту и другие элементы для сохранения места в почтовом ящике и облегчения работы с программой. Однако перед тем, как приступить к созданию архива, необходимо выбрать папку, которую вы хотите архивировать.

Чтобы выбрать папку для архивации, следуйте этим шагам:

1. Откройте Microsoft Outlook 2019 и перейдите во вкладку "Файл".

2. В выпадающем меню выберите "Опции", чтобы открыть окно настроек Outlook.

3. В окне настроек Outlook выберите вкладку "Расширенные".

4. В разделе "Обслуживание" найдите кнопку "Почтовый ящик" и нажмите на нее.

5. В появившемся окне выберите папку, которую вы хотите архивировать. Вы также можете выбрать несколько папок, удерживая клавишу "Ctrl" на клавиатуре при выборе.

6. После того, как вы выбрали нужную папку для архивации, нажмите "ОК", чтобы закрыть окно настроек Outlook.

Теперь выбранная вами папка будет включена в архив, который мы создадим в следующем шаге.

Примечание: Если вы хотите архивировать весь почтовый ящик, выберите папку "Входящие" или "Почта" вместо отдельных папок.

Установка параметров архива

После выбора папок, которые вы хотите архивировать, необходимо установить параметры архива, чтобы настроить, какие сообщения будут архивироваться и как часто выполнять эту операцию.

Чтобы установить параметры архива в Microsoft Outlook 2019, выполните следующие шаги:

Теперь вы сможете архивировать выбранные папки в Microsoft Outlook 2019 в соответствии с установленными параметрами. Не забудьте периодически проверять архив и очищать его, чтобы освободить место на вашем компьютере.

Запуск процесса архивации

Чтобы начать процесс архивации в Microsoft Outlook 2019, следуйте указанным ниже шагам:

1. Откройте программу Microsoft Outlook 2019 на вашем компьютере.
2. Выберите папку, которую вы хотите архивировать. Например, это может быть папка "Входящие" или "Личные файлы".
3. Щелкните правой кнопкой мыши на выбранной папке и выберите "Архивировать" в контекстном меню.
4. В открывшемся диалоговом окне "Архивация - <�Название вашей папки>" укажите желаемые настройки для архивации, такие как диапазон дат и расположение архивного файла.
5. Нажмите на кнопку "ОК", чтобы начать процесс архивации.
6. Подождите, пока Outlook завершит архивацию выбранной папки. Время завершения процесса может зависеть от размера папки и скорости вашего компьютера.
7. После завершения архивации, архивный файл будет создан в указанном вами расположении. Вы сможете найти его в папке с архивными данными Outlook.

Теперь вы знаете, как запустить процесс архивации в Microsoft Outlook 2019. Следуя этим шагам, вы сможете легко архивировать свои электронные письма и освободить место на своем почтовом сервере.

Просмотр и управление архивированными элементами

После успешного создания архива в Microsoft Outlook 2019, вы можете легко просматривать и управлять архивированными элементами. Здесь несколько полезных советов, которые помогут вам в этом процессе.

1. Переход к архивной папке: Для начала просмотра архивированных элементов перейдите к архивной папке в списке папок слева в рабочем окне Outlook. Вы обнаружите, что архивная папка имеет название, которое вы указали при создании архива.

2. Поиск конкретного элемента: Если вы ищете конкретный архивированный элемент, вы можете использовать поиск. В верхней части окна Outlook найдите поле поиска и введите ключевые слова или фразу, связанную с элементом, который вы ищете. Нажмите Enter, чтобы запустить поиск.

3. Отображение архивированных сообщений: Для просмотра архивированных сообщений просто щелкните на соответствующем сообщении в списке. Оно будет открыто в просмотрщике сообщений Outlook, где вы сможете прочитать его и выполнить другие действия, например, переслать или удалить.

4. Восстановление архивированных элементов: Если вы хотите вернуть архивированный элемент обратно в свою основную папку или любую другую папку, вы можете воспользоваться функцией перемещения или копирования. Просто выберите элемент, щелкните правой кнопкой мыши и выберите соответствующую опцию перемещения или копирования.

5. Управление архивированными элементами: Вы также можете управлять архивированными элементами, применяя к ним различные действия. Например, вы можете пометить их как "прочитанный", "флажок", "удалить" или применить другие доступные операции. Просто выберите элементы, на которые вы хотите применить действие, и выберите нужную команду из панели инструментов Outlook.

Следуйте этим полезным советам, чтобы легко просматривать и управлять своими архивированными элементами в Microsoft Outlook 2019.

Восстановление архивных элементов

Если вам необходимо восстановить элементы из архива в Microsoft Outlook 2019, следуйте этим шагам:

1. Откройте Outlook 2019 и выберите вкладку "Файл" в верхнем левом углу.
2. Выберите пункт меню "Открыть и экспортировать" и кликните на "Импортировать/экспортировать".
3. В появившемся окне выберите "Импортировать из другой программы или файла" и кликните на "Далее".
4. Выберите "Файл с данными Outlook" и кликните на "Далее".
5. Нажмите на кнопку "Обзор" и найдите файл архива Outlook на вашем компьютере. Выберите его и кликните на "ОК".
6. Выберите опцию "Заменять дубликаты элементов импорта" или "Не импортировать дубликаты элементов", в зависимости от ваших предпочтений, и кликните на "Далее".
7. Выберите папку в Outlook, куда вы хотите импортировать элементы архива, и кликните на "Далее".
8. Нажмите на кнопку "Завершить", чтобы начать процесс восстановления архивных элементов.

После завершения процесса восстановления вы сможете увидеть восстановленные элементы из архива в выбранной вами папке в Outlook 2019.